¿Por qué necesita una organización un sistema de aprovisionamiento electrónico?
Un sistema de adquisición electrónica tiene como objetivo agilizar el proceso de búsqueda, comparación y compra de artículos por parte de los empleados en una tienda online. Este sistema interno funciona de forma muy parecida a los sitios web de comercio electrónico tradicionales, con capas añadidas de funcionalidad para apoyar las políticas y regulaciones de la organización compradora.
En las grandes organizaciones hay muchas piezas en movimiento, y los sistemas de contratación electrónica pueden ayudar a las empresas a superar retos de contratación como:
- Ahorro de tiempo para los empleados: el proceso de compra en las grandes organizaciones puede ser largo y tedioso, ya que los empleados tienen que comprobar manualmente los precios, los proveedores y compararlos con las políticas de compra.
- Automatice el flujo de trabajo de aprobación: A veces, un empleado necesitará hacer una compra grande fuera de sus permisos presupuestarios. En lugar de perder el tiempo con correos electrónicos y llamadas telefónicas, un sistema de aprovisionamiento electrónico enviará una solicitud de compra al director del departamento correspondiente para que la apruebe según sea necesario. El sistema se encarga de todo el trabajo pesado y la comunicación para que los empleados puedan centrarse en su trabajo.
- Acceda a los proveedores preferidos: Las organizaciones suelen tener proveedores preferidos para garantizar precios bajos. Un sistema de adquisición electrónica almacena la información de contacto de los proveedores, las condiciones de pago y otros datos para facilitar su recuperación y revisión.
- Mejora del control presupuestario: Las organizaciones buscan formas de reducir los gastos generales, y los sistemas de compra electrónica garantizan que los empleados nunca gasten más de lo que están autorizados a gastar.
- Racionalización de los registros: Una vez aprobada una compra, un sistema de compra electrónica se encarga de la comunicación de las órdenes de compra, de las confirmaciones de envío/recepción y de la gestión de las facturas para las cuentas por pagar.
- Prevención de las compras oscuras: Las compras oscuras son artículos comprados por un empleado que se sale del proceso de adquisición definido por la organización. Las compras oscuras son costes no controlados, y las empresas pueden experimentar pérdidas de ingresos si no se controlan las compras oscuras.
- Resolver los problemas de abastecimiento: La gestión de los proveedores es un reto crítico para los profesionales de las compras. Los sistemas de contratación electrónica ayudan a las organizaciones a hacer un seguimiento de la calidad, el rendimiento de los proveedores y otras complicaciones.
- Ciclo de aprovisionamiento más corto: A veces, los artículos se piden con urgencia, pero el largo proceso de compra puede acabar con los empleados sin recibir sus artículos hasta semanas o meses después de la fecha de entrega prevista.
- Aplicar la gestión de riesgos: Todos los procesos de contratación contienen niveles inherentes de riesgo para el cumplimiento, la adhesión a las políticas y los conflictos entre los participantes.
Aunque el proceso de compra es complicado, los empleados necesitan pedir los bienes y servicios para hacer su trabajo. Las empresas y organizaciones de nivel empresarial necesitan un sistema que ayude a los empleados a comprar artículos a proveedores autorizados y agilice todo el proceso.
Los sistemas de aprovisionamiento electrónico son un componente necesario para todas las grandes organizaciones, y una forma de apoyar aún más a una organización es con la solución PunchOut.
