Warum braucht ein Unternehmen ein E-Procurement-System?
Ein E-Procurement-System zielt darauf ab, den Prozess der Suche, des Vergleichs und des Kaufs von Artikeln in einem Online-Shop für die Mitarbeiter zu optimieren. Dieses interne System funktioniert ähnlich wie herkömmliche E-Commerce-Websites mit zusätzlichen Funktionsebenen zur Unterstützung der Richtlinien und Vorschriften der einkaufenden Organisation.
In großen Organisationen gibt es viele bewegliche Teile, und E-Procurement-Systeme können Unternehmen dabei helfen, Herausforderungen im Beschaffungswesen zu meistern:
- Zeitersparnis für die Mitarbeiter: Der Beschaffungsprozess in großen Unternehmen kann langwierig und mühsam sein, da die Mitarbeiter Preise und Lieferanten manuell prüfen und mit den Beschaffungsrichtlinien vergleichen müssen.
- Automatisieren Sie den Genehmigungs-Workflow: Es kann vorkommen, dass ein Mitarbeiter eine größere Anschaffung tätigen muss, die nicht in seinem Budget vorgesehen ist. Anstatt Zeit mit E-Mails und Telefonaten zu verschwenden, sendet ein E-Procurement-System eine Kaufanfrage an den zuständigen Abteilungsleiter, der sie bei Bedarf genehmigt. Das System übernimmt die gesamte Abwicklung und Kommunikation, so dass sich die Mitarbeiter auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können.
- Zugang zu bevorzugten Anbietern: Unternehmen haben in der Regel bevorzugte Lieferanten, um niedrige Preise zu gewährleisten. Ein E-Procurement-System speichert die Kontaktdaten der Lieferanten, die Zahlungsbedingungen und andere Informationen zum einfachen Abruf und zur Überprüfung.
- Verbesserte Budgetkontrolle: Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, ihre Gemeinkosten zu senken, und elektronische Beschaffungssysteme stellen sicher, dass die Mitarbeiter nie mehr ausgeben, als ihnen zusteht.
- Rationalisierte Aktenführung: Nach der Genehmigung eines Kaufs übernimmt ein E-Purchase-System die Kommunikation von Bestellungen, Versand-/Empfangsbestätigungen und die Rechnungsverwaltung für die Kreditorenbuchhaltung.
- Verhindern von Schwarzeinkäufen: Dunkle Käufe sind Artikel, die von einem Mitarbeiter außerhalb des festgelegten Beschaffungsprozesses des Unternehmens gekauft werden. Dunkle Käufe sind unkontrollierte Kosten, und Unternehmen können Umsatzeinbußen erleiden, wenn dunkle Käufe nicht kontrolliert werden.
- Lösen Sie Beschaffungsprobleme: Das Lieferantenmanagement ist eine wichtige Herausforderung für Beschaffungsexperten. E-Procurement-Systeme helfen Unternehmen, die Qualität, die Leistung der Lieferanten und andere Komplikationen im Auge zu behalten.
- Verkürzte Beschaffungszyklen: Manchmal werden Artikel mit Dringlichkeit bestellt, aber der lange Beschaffungsprozess kann dazu führen, dass die Mitarbeiter ihre Artikel erst Wochen oder Monate nach dem geplanten Liefertermin erhalten.
- Durchsetzung des Risikomanagements: Alle Beschaffungsprozesse bergen ein gewisses Risiko in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften, die Befolgung von Richtlinien und Konflikte zwischen den Beteiligten.
Der Beschaffungsprozess ist zwar kompliziert, aber die Mitarbeiter müssen die Waren und Dienstleistungen bestellen, um ihre Arbeit zu erledigen. Unternehmen und Organisationen brauchen ein System, das den Mitarbeitern hilft, Artikel von zugelassenen Anbietern zu kaufen und den gesamten Prozess zu rationalisieren.
E-Procurement-Systeme sind ein notwendiger Bestandteil für alle großen Organisationen, und eine Möglichkeit, eine Organisation noch mehr zu unterstützen, ist die PunchOut-Lösung.
