Pourquoi une organisation a-t-elle besoin d'un système d'approvisionnement électronique ?
Un système d'approvisionnement électronique vise à rationaliser le processus permettant aux employés de rechercher, comparer et acheter des articles dans une boutique en ligne. Ce système interne fonctionne en grande partie comme les sites Web de commerce électronique traditionnels, avec des couches supplémentaires de fonctionnalités pour soutenir les politiques et les règlements de l'organisation acheteuse.
Il y a beaucoup de changements dans les grandes organisations, et les systèmes d'approvisionnement électronique peuvent aider les entreprises à surmonter les défis de l'approvisionnement tels que :
- Gagner du temps pour les employés : le processus d'approvisionnement dans les grandes organisations peut être long et fastidieux, car les employés doivent vérifier manuellement les prix, les fournisseurs et les comparer aux politiques d'approvisionnement.
- Automatiser le flux d'approbation : Parfois, un employé aura besoin de faire un achat important en dehors de ses autorisations budgétaires. Au lieu de perdre du temps avec des courriels et des appels téléphoniques, un système d'approvisionnement en ligne enverra une demande d'achat au responsable du service concerné pour approbation si nécessaire. Le système s'occupe de tout le travail et de la communication pour que les employés puissent se concentrer sur leur travail.
- Accéder à des fournisseurs privilégiés : Les organisations ont généralement des fournisseurs préférés pour garantir des prix bas. Un système d'approvisionnement en ligne stocke les coordonnées des fournisseurs, les conditions de paiement et d'autres informations afin de les retrouver et de les examiner facilement.
- Amélioration du contrôle budgétaire : Les organisations cherchent des moyens de réduire les frais généraux, et les systèmes d'approvisionnement en ligne garantissent que les employés ne dépensent jamais plus que ce qu'ils sont autorisés à dépenser.
- Simplification de la tenue des dossiers : Une fois qu'un achat est approuvé, un système d'achat électronique gère la communication des bons de commande, les confirmations d'expédition/réception et la gestion des factures pour les comptes fournisseurs.
- Détecter les achats cachés : Les achats cachés sont des articles achetés par un employé en dehors du processus d'approvisionnement défini par l'organisation. Ces achats représentent des coûts non contrôlés et les entreprises peuvent subir des pertes de revenus si ces achats ne sont pas contrôlés.
- Résoudre les problèmes d'approvisionnement : La gestion des fournisseurs est un défi crucial pour les professionnels de l'approvisionnement. Les systèmes d'approvisionnement en ligne aident les organisations à suivre la qualité, les performances des fournisseurs et d'autres complications.
- Cycle d'approvisionnement raccourci : Parfois, les articles sont commandés dans l'urgence, mais le long processus d'achat peut aboutir à ce que les employés ne reçoivent leurs articles que des semaines ou des mois après la date de livraison prévue.
- Appliquer la gestion des risques : Tous les processus de passation de marchés comportent des niveaux de risque inhérents à la conformité, au respect des politiques et aux conflits entre les participants.
Bien que le processus d'approvisionnement soit compliqué, les employés doivent commander les biens et services nécessaires à l'accomplissement de leur travail. Les entreprises et organisations au niveau de l'entreprise ont besoin d'un système qui aide les employés à acheter des articles auprès de fournisseurs agréés et qui rationalise l'ensemble du processus.
Les systèmes d'approvisionnement électronique sont un élément nécessaire pour toutes les grandes organisations, et la solution PunchOut est un moyen de les soutenir encore davantage.
