Waarom heeft een organisatie een e-Procurementsysteem nodig?

Een e-Procurementsysteem heeft tot doel het proces te stroomlijnen waarmee werknemers in een online winkel artikelen kunnen zoeken, vergelijken en kopen. Dit interne systeem lijkt veel op traditionele e-Commerce websites met toegevoegde lagen van functionaliteit ter ondersteuning van het beleid en de regelgeving van de aankopende organisatie.

Waarom heeft een organisatie een elektronisch aankoopsysteem nodig?

Er zijn veel verschillende onderdelen in grote organisaties en e-Procurementsystemen kunnen bedrijven helpen bij het overwinnen van inkoopuitdagingen zoals:

  1. Tijdbesparing voor medewerkers: Het inkoopproces in grote organisaties kan lang en vervelend zijn, omdat medewerkers handmatig prijzen en leveranciers moeten controleren en moeten vergelijken met het inkoopbeleid.
  2. Goedkeuringsworkflow automatiseren: Soms moet een werknemer een grote aankoop doen die buiten zijn budget valt. In plaats van tijd te verspillen met e-mails en telefoontjes, stuurt een e-Procurementsysteem een aankoopaanvraag naar de juiste afdelingsmanager voor goedkeuring. Het systeem zorgt voor al het zware werk en de communicatie, zodat de medewerkers zich op hun werk kunnen concentreren.
  3. Toegang tot voorkeursleveranciers: Organisaties hebben meestal voorkeursleveranciers om lage prijzen te garanderen. In een e-Procurementsysteem worden contactgegevens van leveranciers, betalingsvoorwaarden en andere informatie opgeslagen, zodat deze gemakkelijk kunnen worden opgevraagd en gecontroleerd.
  4. Verbeterde budgetcontrole: Organisaties zijn op zoek naar manieren om de overhead te beperken, en e-Procurementsystemen zorgen ervoor dat werknemers nooit meer uitgeven dan ze mogen.
  5. Gestroomlijnde administratie: Zodra een aankoop is goedgekeurd, zorgt een e-inkoopsysteem voor de communicatie van inkooporders, verzend-/ontvangstbevestigingen en factuurbeheer voor de crediteurenadministratie.
  6. Donkere aankopen voorkomen: Donkere aankopen zijn items die worden gekocht door een werknemer die buiten het gedefinieerde inkoopproces van de organisatie vallen. Donkere aankopen zijn ongecontroleerde kosten, en bedrijven kunnen inkomsten mislopen als donkere aankopen niet worden gecontroleerd.
  7. Sourcingproblemen oplossen: Leveranciersbeheer is een kritieke uitdaging voor inkoopprofessionals. E-Procurementsystemen helpen organisaties de kwaliteit, prestaties van leveranciers en andere complicaties bij te houden.
  8. Kortere inkoopcyclus: Soms worden artikelen met spoed besteld, maar kan het lange inkoopproces ertoe leiden dat werknemers hun artikelen pas weken of maanden na de geplande leverdatum ontvangen.
  9. Risicobeheer afdwingen: Alle aanbestedingsprocessen bevatten inherente risico's voor naleving, naleving van het beleid en conflicten tussen deelnemers.

Hoewel het inkoopproces ingewikkeld is, moeten werknemers de goederen en diensten bestellen om hun werk te kunnen doen. Bedrijven en organisaties op ondernemingsniveau hebben een systeem nodig om werknemers te helpen artikelen te kopen bij goedgekeurde leveranciers en het hele proces te stroomlijnen.

E-Procurement systemen zijn een noodzakelijk onderdeel voor alle grote organisaties, en een manier om een organisatie nog meer te ondersteunen is met de PunchOut oplossing.