Varför behöver en organisation ett e-upphandlingssystem?
Ett e-inköpssystem syftar till att effektivisera processen för anställda att söka, jämföra och köpa varor i en nätbutik. Detta interna system fungerar ungefär som traditionella e-handelswebbplatser med extra lager av funktionalitet för att stödja inköpsorganisationens policyer och regler.
Det finns många rörliga delar i stora organisationer, och e-inköpssystem kan hjälpa företag att övervinna upphandlingsproblem som t.ex:
- Spara tid för anställda: Upphandlingsprocessen i stora organisationer kan vara lång och tråkig eftersom anställda måste kontrollera priser, leverantörer och jämföra med upphandlingspolicyer manuellt.
- Automatisera arbetsflödet för godkännande: Ibland behöver en anställd göra ett stort inköp som ligger utanför deras budgettillstånd. I stället för att slösa tid på e-post och telefonsamtal skickar ett e-inköpssystem en inköpsbegäran till rätt avdelningschef för godkännande vid behov. Systemet tar hand om allt tungt arbete och all kommunikation så att de anställda kan fokusera på sitt arbete.
- Få tillgång till prioriterade leverantörer: Organisationer har vanligtvis föredragna leverantörer för att säkerställa låga priser. Ett e-upphandlingssystem lagrar leverantörernas kontaktuppgifter, betalningsvillkor och annan information så att de enkelt kan hämtas och granskas.
- Förbättrad budgetkontroll: Organisationer letar efter sätt att minska sina omkostnader, och e-upphandlingssystem ser till att de anställda aldrig spenderar mer än vad de har rätt att spendera.
- Strömlinjeformad bokföring: När ett inköp väl är godkänt hanterar ett e-inköpssystem kommunikationen av inköpsorder, bekräftelser på leverans/mottagning och fakturahantering för leverantörsreskontra.
- Förhindra mörka köp: Mörka inköp är varor som köps av en anställd och som faller utanför organisationens definierade upphandlingsprocess. Mörkaffärer är okontrollerade kostnader och företag kan förlora intäkter om de inte kontrolleras.
- Lösa problem med inköp: Leverantörshantering är en viktig utmaning för inköpspersonal. System för e-upphandling hjälper organisationer att hålla koll på kvalitet, leverantörens prestanda och andra komplikationer.
- Förkortad upphandlingscykel: Ibland beställs varor i brådskande fall, men den långa inköpsprocessen kan sluta med att de anställda inte får sina varor förrän flera veckor eller månader efter det planerade leveransdatumet.
- Genomföra riskhantering: Alla upphandlingsprocesser innehåller inneboende risknivåer när det gäller efterlevnad, efterlevnad av policyer och konflikter mellan deltagarna.
Upphandlingsprocessen är komplicerad, men de anställda måste beställa varor och tjänster för att kunna utföra sitt arbete. Företag och organisationer på företagsnivå behöver ett system som hjälper de anställda att köpa varor från godkända leverantörer och effektiviserar hela processen.
System för e-inköp är en nödvändig komponent för alla stora organisationer, och ett sätt att stödja en organisation ännu mer är med PunchOut-lösningen.
